Schritt zum papierlosen Büro: Elektronische Frachtrechnung

Die rechtlichen Voraussetzungen zur Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der klassischen Papierrechnung wurden bereits 2013 wesentlich vereinfacht. Während bis dahin eine elektronische Signatur zwingend erforderlich gewesen ist, genügt inzwischen jede Rechnung  im Sinne des § 11 Umsatzsteuergesetz, die ein einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird, den gesetzlichen Anforderungen. Demnach kann eine Rechnung auch per E-Mail, als E-Mail-Anhang, als Pdf- oder Textdatei, als eingescannte Papierrechnung oder als Fax-Rechnung übermittelt oder auch im Web als Download zur Verfügung gestellt werden.

Zu beachten ist dabei nicht nur, dass trotz Digitalisierung die Echtheit, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein muss. Vielmehr muss auch der Leistungsempfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmen.

Die Zustimmung selbst knüpft das Gesetz jedoch an keine besonderen Formvorschriften. Neben einer ausdrücklichen Zustimmung des Vertragspartners kommt daher auch eine konkludente bzw. stillschweigende sowie auch eine nachträgliche Zustimmung in Frage. Zudem ist es auch möglich, dass die Zustimmung in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt oder über Allgemeine Geschäftsbedingungen eingeholt wird. Erklärt der Vertragspartner hierzu keinen Widerspruch und nimmt die elektronische Rechnungen entgegen, steht der elektronischen Rechnungsübermittlung nichts im Weg.